随着2012年农机购置补贴机具的全部到位，为了能够准确、完整、系统地反应农机购置补贴的全过程，河东区农机局认真规范农机购置补贴档案管理工作，以便于随时查阅和社会监督。
　　对于纸质档案，专人管理，科学分类。安排专人对全市今年补贴的4795台套机具的购机补贴申请表、补贴指标确认通知书、供货确认表以及其他各种手续表格、图片等进行分类建档，做到一机一档，并以生产企业和机具型号为检索目录分类装订成册，配置了标准的档案盒，印制了统一的档案封面，为高规格完善档案整理管理工作打下了良好的基础，所有纸质文件都存放于通风、干燥，具有防火、防盗设施的补贴档案室内。
　　对于电子档案，专机管理，安全备份。购机补贴的电子档案主要包括从购机补贴系统导出的检索便捷的各种汇总表、明细表以及用户购机发票的电子扫描件等。由于补贴系统内发票扫描件的分辨率较低，因此要求经销商对所有购机发票以较高的分辨率重新扫描存档，确保电子档案的完整、清晰。对这些电子档案实行专人专机管理，并全部备份，存放于安全可靠、查问方便的网络硬盘。
　　自该局实行农机购置补贴以来，所有享受补贴的机具全部备有完整的纸质档案和电子档案。“以前查档全靠人工翻阅，现在只需要点点鼠标，就能找到档案存放的位置。”该局业务科负责人李建生科长介绍说。